هم اندیشی استادان و نخبگان دانشگاهی

طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات براساس نتایج حاصل از نمونه اجرایی توسعه یافته قبلی ایجاد شده است و با یک رویکرد درون شبکه ای سعی در ایجاد یک جو خلاق در سازمان دارد.

چکیده

بسیاری از سازمانها با اجرای نوعی از نظام پیشنهادها تلاش می کنند تا اعضایشان را برای ارائه طرحها و پیشنهادهای بهتر ترغیب کنند. این طرحها و نظرات معمولا در کمیته های رسیدگی به پیشنهادها مورد بررسی و بازبینی قرار می گیرند. سپس با انتخاب پیشنهادهای مناسب آنها را مورد تشویق قرار می دهند و بعضا آنها را اجرا می کنند.

در نظام پیشنهادهای سنتی همواره تعداد معدودی از افراد نظراتشان را به سازمان ارائه می کنند. به این دلیل و نیز سایر نواقصی که در اینگونه نظامها وجود دارد، اجرای نظام پیشنهادها با به کارگیری روشهای مبتنی بر استفاده از ابزار طوفان فکری به عنوان مکملی برای روشهای پیشین مطرح شده است.

این روشها که شامل طوفان فکری گروهی، طوفان فکری الکترونیک و طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات می باشند، با اینکه دارای ارتباط وسیعی با نظام پیشنهادهای قبلی هستند، ولی از جنبه های مهمی چون محدودیت زمان، محدودیت مکان، تعداد مشارکت کنندگان وغیره با آنان تفاوت دارند.

در این بین، روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات که موضوع مقاله حاضر است، با در نظر گرفتن محدودیتهای گروههای بزرگ از جمله عدم امکان ملاقاتهای همزمان افراد در این گروهها، سعی در گسترش دامنه طوفان فکری در کل سازمان دارد. این امر موجب می‌شود تا از تمامی نیروهای سازمان برای افزایش کارایی نظام پیشنهادها استفاده شود.



مقدمه

در روش سنتی اجرای نظام پیشنهادها، معمولا طرح های ارائه شده بندرت در داخل سازمان انتقال می یابند. بدین ترتیب ممکن است پیشنهادهای خوب به صورت محلی اجرا شوند، در حالی که در دیگر بخشهای سازمان ناشناخته باشند. همچنین بنا به دلایلی چون محدودیت ظرفیت ادراکی گروههای بررسی کننده پیشنهادها، مهارتهای ضعیف ارتباطی پیشنهاد دهندگان و طرح زمان بندی نامناسب، تعدادی از نظرات پیش از وقوع رد می شوند. مجموعه این مشکلات نشاندهنده نقیصه ارتباطی این روشهاست. علاوه بر این تعدادی از نظرات هرگز ارائه نمی شوند. این امر به این دلیل است که اعضا بیم آن دارند که نظراتشان نامربوط و غیرمنطقی تلقی شود و اعتبار خود را نزد همکاران از دست بدهند و بدین ترتیب چه بسیار پیشنهادهای مناسبی که آشکار نمی شوند.

امروزه سازمانها با توجه به محدودیتهای روشهای سنتی به دنبال شیوه‌های کاراتری هستندکه از آن جمله استفاده از روشهای مبتنی بر طوفان فکری در جهت توسعه نظام پیشنهادها در کل سازمان است.



طوفان فکری گروهی

طوفان فکری گروهی اولین بار توسط "اسبورن" معرفی و به عنوان روشی برای تولید ایده در زمینه صنعت و تجارت به کار گرفته شد. ویژگی اساسی این روش چنانکه وی بیان کرده، عبارت است از کمیت بالاتر از کیفیت، وارد شدن در جزئیات عقاید دیگران و فقدان نقد و انتقاد. در این روش فرض بر این است که همه ایده ها برای سایر شرکت کنندگان مشهود است و بدین ترتیب به عنوان یک محرک برای خلاقیت آنان عمل می کند. با وجود معروفیت این روش، تحقیقات نشان می دهد که طوفان فکری گروهی، فعالیت همزمان افراد به طور همزمان ولی بدون تماس با یکدیگر است. این روش دارای محدودیتهایی به شرح زیر است:

بیم ارزیابی: هنگامی ایجاد می شود که افراد گروه از اینکه پیشنهاد آنها غیر صحیح باشد و در ارزیابی آن توسط دیگران بخصوص مدیران رد شود، نگران هستند و بنابراین از ارائه عقاید خود امتناع می ورزند. این امر باعث کاهش بهره وری گروه می شود. ( Sutton & Hargadon , ۱۹۹۶ )

_ اتلاف وقت جمعی: هنگامی که مسئولیتهای افراد در گروه به طور روشن مشخص نیست یا اینکه افراد برای انجام وضایف خود احساس مسئولیت نمی کنند، رخ می دهد. در نتیجه اعضای گروه عمدا میزان مشارکت خود را محدود و امور را به سایرین واگذار می‌کنند.( Brown et al. , ۱۹۹۸ )

توقف تولید ایده: هنگامی رخ می دهد که هر یک از اعضای گروه منتظر می ماند تا دیگری ایده خود را اعلام کند و سپس پیشنهاد خود را ارائه می دهد. این امر باعث می شود ایده این افراد فراموش شود یا درنظر گرفته نشود. در نتیجه آنها برای جلوگیری از فراموش شدن ایده‌هایشان، به جای مشارکت بیشتر پافشاری بیشتری روی ایده های خود می کنند. ( Dennis et al. , ۱۹۹۶ )



طوفان فکری الکترونیک

محدودیتهای روش طوفان فکری گروهی، سازمانها را به سمت روش طوفان فکری الکترونیک هدایت کرد. در روش اخیر، شرکت کنندگان در اتاقهای خاصی قرار می گیرند که در آنها برای ارائه پیشنهادها و آگاهی از پیشنهادهای اعضای دیگر در سایر اتاقها از شبکه‌ای از کامپیوترهای متصل به هم استفاده می‌شود. همچنین به افراد اجازه داده می شود که ایده‌ها را به صورت بی نام وارد کامپیوتر کنند و در نتیجه از محدودیت اول روش قبل (بیم ارزیابی) جلوگیری می شود. امکانات وارد کردن اطلاعات در نرم افزارهای کامپیوتری نیز در جهت کاهش محدودیت دوم (اتلاف وقت جمعی) کمک می کند، زیرا کامپیوتر عملکرد نسبی هر فرد را در هر لحظه ارزیابی می‌کند و نشان می‌دهد. در انتها از آنجا که هر فرد کامپیوتر مخصوص به خود را دارد، امکان مشارکت و ارائه ایده توسط مشارکت کنندگان به‌طور همزمان وجود دارد و بدین ترتیب به میزان زیادی از محدودیت سوم (توقف تولید ایده) نیز کاسته می شود. همچنین مشکلاتی از قبیل بی توجهی به نظرات سایر اعضای گروه و تداخل پیشنهادهایی که در روش طوفان فکری گروهی وجود دارد، در اینجا مشاهده نمی شود. علاوه بر این مزایایی چون تقسیم مسائل به اجزای کوچکتر (Dennis et al. ,۱۹۹۶) ، استفاده از تسهیلات (Offner et al. ,۱۹۹۶) ، به کارگیری تشابهات ویژه و مقایسه ها و ایجاد یک بازخورد مناسب (Roy et al. ,۱۹۹۶) نیز در این روش حاصل می گردد. اما با وجود مزایای مذکور، اجماع و توافق کلی بر این روش وجود ندارد و همین امر موجب انجام تلاشهای بیشتر برای یافتن روشی کاراتر به نام طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات شده است.



طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات

طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات براساس نتایج حاصل از نمونه اجرایی توسعه یافته قبلی ایجاد شده است و با یک رویکرد درون شبکه ای سعی در ایجاد یک جو خلاق در سازمان دارد. این روش بر مبنای استفاده از گروههای کاری متعدد است که به صورت متوالی عمل می‌کنند و نتایج حاصل از هر گروه به گروه بعدی منتقل می شود. سپس با همکاری تمامی گروهها نظرات جمع‌آوری شده ترکیب می شوند و به صورت یکپارچه در می آیند. در این روش هیچ پیشنهادی نادیده گرفته نمی شود، ولی تا حد ممکن سعی می شود بهترین نظرات انتخاب شوند. این امکان وجود دارد که افراد به صورت گمنام، پیشنهاد و ایده خود را ارائه کنند و در مقابل مکانیزمی نیز برای اشخاصی که می خواهند با افراد پیشنهاد دهنده تماس بگیرند، فراهم شده است. بیشتر روالهای مورد استفاده در این روش به طور غیرهمزمان عمل می کنند و نیازی به انجام همزمان همه کارها وجود ندارد. همچنین می توان این ناهمزمانی را در فعالیتهای تمامی زیرگروهها به وجود آورد. این خود یکی از مزایای این روش نسبت به طوفان فکری معمولی است که در آن برای گروههای بزرگ غیر ممکن بود که یکدیگر را به طور همزمان ملاقات کنند. (Vreede et al. , ۲۰۰۰)



مزایای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات

طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات به نحوی طراحی شده است که از سطوح معمولی سازمان جریان پیدا می کند و نیاز به یک مکان مجهز و خاص ندارد، این موضوع به نوبه خود موجب می شود که:

- با حذف نیاز به یک فضای فیزیکی خاص، اجباری برای محدود کردن تعداد شرکت کنندگان وجود نداشته باشد.

بتوان نظام پیشنهادها را در سازمانهای بزرگ که کارمندان خود را به طور پراکنده در سازمان توزیع کرده اند، مورد استفاده قرار داد، زیرا تنها به این روش است که تمامی افراد می توانند در ارائه نظرات مشارکت داشته باشند.

بتوان زمانی که افراد به انجام وظایف معمول و روزانه خود مشغول و معمولا خلاق تر هستند، نظام پیشنهادها را اجرا کرد. (Robinson & Stern , ۱۹۹۷)

در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات هیچ تمرکز و فشاری بر روی گروهها وجود ندارد، آنها مجموعه ای از افراد هستندکه با نظرات یکدیگر به صورت متقابل عمل می کنند و راجع به ایده های بیان شده بحث وتبادل نظر می کنند.

در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، هیچ محدودیت زمانی وجود ندارد و افراد برای مشارکت در ارائه پیشنهادها نیازی به یک نشست چند ساعته یا یک زمان ویژه ندارند. مشارکت به صورت یک جریان پیوسته و با حضور تمام اعضای سازمان در هر زمان امکانپذیر است.

_ طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، ارائه نظرات را تنها به یک موضوع خاص یا مسائلی با نوع خاص محدود نمی کند. زیرا زمانی که هیچ محدودیت زمانی وجود ندارد، هیچ نیازی هم به محدود کردن شخص برای ارائه نظرات خاص وجود ندارد و به جای آن بسیاری از مشکلات به صورت همزمان و موازی مورد تعقیب قرار می گیرند.(Kanter ۱۹۸۸ , ۱۹۹۷)



منابع

۱ - Brown, V., Tumeo, M., Larey, T. S., and Paulus, P. B. (۱۹۹۸), “Modeling Cognitive Interactions During Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۹, Issue ۴, pp. ۴۹۵-۴۲۶.

۲ - Dennis, A. R., Valacich, J. S., Connolly, T., and Wynne, B. E. (۱۹۹۶), “Process Structuring in Electronic Brainstorming”, Information Systems Research, Vol. ۷, No. ۲, pp. ۲۶۸-۲۷۷.

۳ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۸۷). “Productivity Loss in Brainstorming Groups: Towards the Solution of a Riddle”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۵۳, No. ۳, pp. ۴۹۷-۵۰۹.

۴ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۹۱). “Productivity Loss in Idea-generation Groups: Tracking Down the Blocking Effect”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۶۱, No. ۳, pp. ۳۹۲-۴۰۳.

۵ - Kanter, R. M. (۱۹۸۸). “When a Thousand Flowers Bloom: Structural, Collective, and Social Conditions for Innovation in Organizations”, Research in Organizational Behavior, Vol. ۱۰, pp. ۱۶۹-۲۱۱.

۶ - Offner, A. K., Kramer, T. J., and Winter, J. P. (۱۹۹۶), “The Effects of Facilitation, Recording, and Pausing on Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp.۲۸۳-۲۹۸.

۷ - Osborn, A. F. (۱۹۵۳), Applied Imagination, Scribner’s: New York.

۸ - Pinsonnealt, A., Barki, H., Gallupe, R. B. and Hoppen, N. (۱۹۹۹), “Electronic Brainstorming: The Illusion of Productivity”, Information Systems Research, Vol. ۱۰, No. ۲, pp. ۱۱۰-۱۳۳.

۹ - Robinson, A. G and Stern, S. (۱۹۹۷), Corporate Creativity: How Innovation and Improvement Actually Happen, Berrett-Koehler: San Francisco.

۱۰ - Roy, M. C., Gauvin, S., and Limayem, M. (۱۹۹۶), “Electronic Group Brainstorming, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp. ۲۱۵-۲۴۷.

۱۱ - Shepherd, M. M., Briggs, R. O., Reinig, B. A., Yen, J., and Nunamaker, J. F., Jr. (۱۹۹۵), “Invoking Social Comparison to Improve Electronic Brainstorming: Beyond Anonymity”, Journal of Management Information Systems, Vol. ۱۲, Issue ۳, pp.۱۵۵-۱۷۱.

۱۲ - Stenmark, D. (۱۹۹۹), “Asynchronous Brainstorming: A Web Application for Creativity”, In Proceedings of WebNet ’۹۹, AACE Press: Honolulu, HI.

۱۳ - Sutton, R. I. and Hargadon, A. (۱۹۹۶), “Brainstorming Groups in Context: Effectiveness in a Product Design Firm”, Administrative Science Quarterly, Vol. ۴۱, pp.۶۸۵-۷۱۸.

۱۴ - Vreede, G.-J. de, Briggs, R. O., van Duin, R. and Enserink, B. (۲۰۰۰), “Athletics in Electronic Brainstorming: Asynchronous Brainstorming in Very Large Groups”, In Proceedings of HICSS-۳۳, IEEE Press: Maui, HI.


منبع:ayandeh.com

نام و نام خانوادگي

آدرس نامه الكترونيكي

نظر كوچكتر | بزرگتر

از ادامه نظرات مرا مطلع كن (فقط اعضا)

نظر بدهيد پيش نمايش