طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات از نظر تفکیک وظایف دارای امتیاز مثبت است، چون هیچ مشکلی به صورت ویژه مورد نظر قرار نمی گیرد و افراد می توانند هر موقع که مناسب دیدند وظایف خود را منحل کنند.روش اجرایی طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات
یک روش کلی برای اجرای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات به شرح زیر است:
۱) پیشنهاد یا ایده به صورت خلاصه شده از طریق پست الکترونیک کاربران به یک صندوق پستی خاص ارسال می شود.
۲) هر چند دقیقه یکبار این صندوق پستی بررسی و پیشنهاد های جدید در حافظه سیستم ذخیره می شود.
۳) به هنگام درخواست، سیستم، صفحات وب را به کمک محتویات حافظه اطلاعاتی و به صورت پویا ایجاد می کند.
۴) صفحات وب بهنگام شده، به سوی کاربران پس فرستاده می شود و کاربران آن را در مرورگرهای استاندارد خود مشاهده می کنند.
۵) چون باید کاربران به ارائه پیشنهادها ترغیب شوند، در متون به هم پیوسته ای که مربوط به آدرس پستی پیشنهادکنندگان است، فرم هایی ایجاد می شود تا کاربران دیگر بتوانند نظرات و توضیحات مورد نظر را به آن اضافه کنند.
۶) پیامهای ارائه شده توسط کاربران در مورد ایده، به صفحه وب اصلی بر میگردد.
۷) سپس این پیامها برای پیشنهاد دهنده ارسال می شود.
۸) پیشنهاد دهنده از میان کسانی که با او ارتباط برقرار کرده اند، آنهایی راکه اطلاعات کاملتری داده اند، انتخاب می کند و با آنها وارد یک گفتگوی مستقیم می شود.
این مراحل در شکل شماره یک نشان داده شده است.
ارزیابی روشهای مختلف طوفان فکری
گروهی از پژوهشگران با پیشنهاد اینکه عملکرد روشهای طوفان فکری باید به صورت برایند منافع حاصل از اجرای فرایند و هزینه های فرایند در نظر گرفته شود، نمایی سودمند برای ارزیابی عملکرد اینگونه روشها ایجاد کرده اند. البته به نتایج اینگونه ارزیابی نباید همچون حقایق علمی نگریست، بلکه باید از آن به عنوان یک تخمین نادقیق اما سودمند برای تخمین میزان توانایی روشهای مورد نظر استفاده کرد. (Pinsonnealt et al. , ۱۹۹۹) مطابق این روش، معیارهای ارزیابی به دو گروه عمده منافع فرایند و هزینه های فرایند که هر کدام دارای عواملی به شرح زیر هستند تقسیم می شوند.
الف) منافع فرایند
تفکیک وظیفه ها: تقسیم وظایف به وظایف فرعی باعث افزایش بهره وری میشود.
هم نیروزایی/ برانگیختگی ذهنی: فراخواندن ایده های جدید از طریق ایجاد روابط و دریافت آن توسط افراد.
یادگیری مشاهده ای: این عامل نشان میدهد که اعضا می توانند بهترین عملکردها را الگو قرار دهند و یاد بگیرند و به این ترتیب بهره وری را افزایش دهند.
تشخیص اجتماعی (به رسمیت شناختن اجتماعی): افراد می خواهند که کمک هایشان توسط دیگران به رسمیت شناخته شود.
وظیفه مداری : متمرکز شدن بر روی وظیفه های خاص به جای تاکید بر یکپارچه سازی، بهره وری را بهبود میبخشد.
شوق آوری/ بر انگیختگی : این جنبه مربوط به گروههایی است که افراد را به عملکرد بهتر تحریک می کنند.
کاربرد نظام پیشنهادها برپایه فناوری اطلاعات، دارای این پیش فرض است که همواره فرهنگی باز و مشارکتی در سازمان وجود دارد و این نقیصه ای برای این روش است.
ب) هزینه های فرایند
توقف تولید ایده: هنگامی که افراد منتظر دیگران می شوند تا آنها ابتدا ایده های خود را بدهند، باعث می شود که خود زمان ارائه پیشنهادها را از دست بدهند و این ناتوانی در بیان نظرات باعث کاهش بهره وری می شود.
تلاشهای زائد: زمانی که افراد بسیاری بر روی یک ایده یا ایده های مشابه کار می کنند و از یکدیگر آگاهی ندارند، تلاش بسیار زیادی بدون کسب هیچ گونه منفعت اضافی به هدر داده می شود.
مداخله ادراکی: هنگامی رخ می دهد که افراد به جای ارائه ایده های خودشان، کاملا درگیر پیشنهادهای دیگران باشند.
عدم تحرک ادراکی: افراد ممکن است بر افکار خاصی متمرکز شوند و به دام آنها بیفتند و از ارائه نظرات جدید باز بمانند.
تناسب منفی بهره وری: هنگامی رخ میدهد که اعضای گروه، بهرهوری فردی را با سطح مبنای پایین تری مقایسه میکنند.
فشار برای انطباق ادراکی/ یکنواختی: اعضای گروه احساس می کنند که برای پایبند ماندن به هنجارها و قوانین گروهی یا شراکت در مجموعه مشخصی از ارزشها، در فشار هستند.
شخصی سازی موضوعات: هنگامی رخ می دهد که افراد ایده های مطرح شده را با موضوعات شخصی ارتباط می دهند.
تاثیر اجتماعی: اعضای غالب گروه میتوانند با ایجاد تاثیرات نامعقول و نامناسب باعث ایجاد مشکلاتی در ارائه نظرات سایر اعضای گروه شوند.
جلب توجه کردن: در گروههای طوفان فکری الکترونیک که اعضای آنها در زمان تشکیل و فهرست سازی ایده ها، قادر به توجه به کمکهای دیگران نیستند، رخ میدهد.
تلاش نکردن برای خلاقیت: اعضای گروههای طوفان فکری الکترونیک، برای تولید نکردن ایده هایی که قبلا ذکر شده است، بر پیشنهادهای دیگر اعضا متمرکز می شوند. این پیشنهادها مانع از رسیدن آنها به ایده های خلاق و اصیل خودشان می شود.
پیچیدگی ادراکی: این پیچیدگی به علت نیاز به خواندن، فهمیدن و تفسیر ایده های دیگری به طور همزمان پیش می آید و در گروههای طوفان فکری الکترونیک بیشتر است.
پراکندگی ادراکی: هنگامی پیش می آید که اعضای گروه با خطوط فکری متفاوت مواجه می شوند که بعضی از این خطوط فکری از موضوع مورد نظر انحراف دارند. این امر عملکرد موفقیت آمیز گروه را مشکلتر می سازد.
ارزیابی روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات
در ارزیابی طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات با توجه به معیارهای منفعت فرایند می توان به نتایج زیر دست یافت:
طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات از نظر تفکیک وظایف دارای امتیاز مثبت است، چون هیچ مشکلی به صورت ویژه مورد نظر قرار نمی گیرد و افراد می توانند هر موقع که مناسب دیدند وظایف خود را منحل کنند. همچنین این روش با کمک گرفتن از عامل دوم یعنی هم نیروزایی توانسته است، زمینه طوفان فکری را به یک ساختار کلی تبدیل کند. اما این روش از نظر عامل سوم که یادگیری مشاهدهای است، امتیازی دریافت نمی کند، زیرا گمنامی در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات اجازه چنین مشاهداتی را به افراد نمی دهد. اگرچه طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات عرضه پیشنهاد به صورت گمنام را تسهیل می کند، اما مکانیزمی را نیز برای تماس با پیشنهاد کننده گمنام فراهم می سازد. این نکته سبب می شود که صاحب ایده های خوب مورد تحسین قرار گیرد و همچنین تعداد کمکهای هر فرد نیز مشخص شود و بدین ترتیب اغلب پیشنهاد دهندگان به طور دوره ای مورد بازشناسی قرار می گیرند. بنابراین این روش از نظر عامل چهارم نیز دارای امتیاز مثبت است. همچنین کاربرد بدون نام و پیوسته این روش باعث تمرکز بیشتر روی وظیفه می شود و از نظر وظیفه مداری نیز دارای امتیاز است. طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات،ایجاد یک هم اندیشی و برانگیختگی ذهنی میان افراد است، بنابراین شامل مزیت ششم نیز می شود. بدین ترتیب در مجموع طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات در ارزیابی عوامل مربوط به منفعت، دارای امتیاز پنج است و تنها عامل سوم که یادگیری مشاهده ای است را شامل نمی شود.
در ارزیابی طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات با توجه به معیارهای هزینه های فرایند نیز می توان به نتایج زیر دست یافت:
این روش همچون تمامی حالتهای طوفان فکری الکترونیک دچار مشکل توقف تولید ایده نیست. اما شامل هزینه دوم یعنی تلاشهای زائد می شود، زیرا تعداد ایده های بسیار زیادی که در این روش انباشته می شوند، بررسی درست آنچه که در دسترس است را با مشکل روبه رو میسازد و در نتیجه این امر تلاشهای اضافی را طلب می کند. از آنجاکه روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات به چارچوب زمانی خاصی محدود نیست، این روش دچار مشکل مداخله ادراکی نمی شود. عدم تحرک ادراکی نیز تنها مشکل گروههای اسمی است و انتظار نمی رود که برای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات یا نظامهای طوفان فکری الکترونیک رخ دهد. مشکل بیم ارزیابی در طوفان فکری الکترونیک بدون نام و طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات که در هر دو، پیشنهادکنندگان به صورت گمنام نظراتشان را ارائه می دهند، از بین می رود. همچنین چون نشستهای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات در گروههای بسته یا حتی با کاربران همزمان انجام نمی پذیرد، مشکل تناسب بهره وری منفی به حداقل می رسد. در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، هیچگونه فشاری بر روی افراد گروه برای ارائه نظرات وجود ندارد، بنابراین این روش همانند نظامهای طوفان فکری الکترونیک بدون نام دچار عوامل هزینه مانند فشار برای انطباق ادراکی و شخصی سازی موضوعات نمیشود. به علاوه در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، ارائه بدون نام پیشنهادها باعث می شود، به تمام آنها به طور مساوی رسیدگی شود و هیچ کس در آن اجازه تسلط یافتن نداشته باشد. بنابراین دچار مشکلاتی همچون تاثیر اجتماعی و بیهوده گذرانی جمعی نمی شود. این روش فعالیتی مداوم و پیوسته است و مدت زمان زیادی برای مطالعه دارد، پس از عامل جلب توجه کردن مستثنی است. عامل تلاش برای خلاقیت به علت محدودیتهای زمانی ایجاد می شود و از آنجا که طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات این محدودیت را ندارد، این هزینه را نیز شامل نمیشود. از نظر پیچیدگی ادراکی، این روش با اعطای زمان نامحدودی به دست اندرکاران، جبران هر پیچیدگی اضافی را می کند. آخرین عامل هزینه، پراکندگی ادراکی است که تنها در زمان جستجو و خواندن پیشنهادها در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات وجود دارد و چون افراد در دنبال کردن هرگونه خط ویژه فکری آزاد هستند، به صورت ناپیوسته رخ می دهد و به عنوان یک عامل منفی در آن محسوب نمی شود. با در نظر گرفتن مطالب فوق میتوان گفت طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات تنها دارای یک امتیاز منفی است که با کم کردن این امتیاز منفی از پنج امتیاز مثبت آن، به امتیاز خالص ۴+ میرسیم. با مقایسه امتیاز این روش با امتیاز خالص سایر روشها این نتیجه حاصل می شود که طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات دارای برتری قابل توجه نسبت به روشهای دیگر است.
محدودیتهای روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات
در این روش فرض بر این است که هر فرد در مجاورت محل کارش به یک کامپیوتر دسترسی دارد. این مطلب ممکن است برای بسیاری از کارکنان سازمانهای اروپایی، آمریکای شمالی و ژاپن درست باشد، ولی برای بسیاری از کارکنان در سایر نقاط جهان قابل کاربرد نیست.
طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات تنها در محیط های دفتری سازمانها کاربرد دارد.
نتایج عملی این روش دارای محدودیت است و نمی توان آن را به کلیه سازمانها تعمیم داد. (Stenmark , ۱۹۹۹)
روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، چهار امتیاز از مجموع پنج امتیاز مثبت طوفانهای فکری را دارد.
در گروههایی مانند گروههای طوفان فکری الکترونیک احساس تعلق به گروه وجود دارد، این احساس از اینجا ناشی می شود که افراد به صورت تصادفی انتخاب نشده اند. احساس تعلق به گروه از تصمیمات بی هدف فردی جلوگیری میکند. در این گروهها هنگامی که اعضا پس از پایان جلسه اتاق را ترک میکنند. نتایج گرفته شده، به صورت نتایج جمعی تصور می شود، اما این تفاهم و کار گروهی در روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات وجود ندارد.
از آنجا که در این روش احساس تعلق به گروه وجود ندارد، هر یک از افراد از اینکه کسی برای سهم آنهادر ارائه پیشنهاد ارزش قائل نشود، احساس نگرانی می کند. این احساس به استفاده از نظامهای پیشنهادی که مبتنی بر انگیزشهای جزئی است، منتهی می شود. (Stenmark , ۱۹۹۹)
کاربرد این روش دارای این پیش فرض است که همواره فرهنگی باز و مشارکتی در سازمان وجود دارد.
در این روش فرض می شود، مشارکت کنندگان زمان نا محدودی در اختیار دارند که این امر به طور کامل صحیح نیست.
نتیجه گیری
استفاده از روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، باعث میشود، شرکت کنندگان بتوانند پیشنهادهای یکدیگر را مشاهده کنند؛ در حالی که از وجود یکدیگر نا آگاه هستند و به صورت پراکنده عمل می کنند. نکته آخر بسیار حائز اهمیت است، زیرا کاربران مجبور نیستند جایگاه کاری روزمره خود را ترک کنند و تحقیقات نشان داده که افراد وقتی در حال انجام کار تعریف شده و روزانه خود هستند، بسیار خلاقاند.(Robinson & Stern, ۱۹۹۷)
مجبور کردن افراد به نشستن در اتاقی که از قبل تعیین شده باعث کاهش بهره وری افراد می شود. یکی از مشکلات حل نشدنی طوفان فکری آن است که نمی توان تعیین کرد که افراد چه زمانی در بالاترین حالت خلاقیت خود قرار دارند تا آنان را به جلسه طوفان فکری دعوت کرد. همچنین طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات باعث می شود همه افراد سازمان درگیر فرایند طوفان فکری شوند. فراهم آوردن امکانات کافی برای کلیه افراد جهت تشکیل جلسات طوفان فکری الکترونیک معمولی، حتی در شرکتهای کوچک هم مشکل آفرین است. با در نظر گرفتن این محدودیت، حالتی از طوفان فکری الکترونیک پیشنهاد می شود که در آن افراد سازمان به زیر گروههایی تقسیم می شوند. هر زیرگروه کار خود را به صورت متوالی به زیرگروه بعدی واگذار می کند، مانند مسابقات دو امدادی. طبیعت پراکنده و نا همگام طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات نیاز به امکانات بالا برای برگزاری جلسات را حذف کرده است و باعث می شود تمامی افراد در فرایند طوفان فکری شرکت کنند. (Vreede et al. , ۲۰۰۰)
شبکه های کامپیوتری برای افرادی که فاصله جغرافیایی زیادی دارند، امکان همیاری و همکاری به صورت الکترونیک را فراهم می آورد. بدون اینکه افراد از نظر فیزیکی با یکدیگر بر خورد داشته باشند. چنین امکانی حوزه عملکرد یک گروه را گسترش می دهد. به وجود آوردن ایده گروهی، یک پدیده ادراکی است نه اجتماعی و گروه طوفان فکری الکترونیک مجمو عه ای از افراد است که در اثر تماس متقابل مجمو عه ای از ایده ها را استنتاج می کنند.
منابع
۱ - Brown, V., Tumeo, M., Larey, T. S., and Paulus, P. B. (۱۹۹۸), “Modeling Cognitive Interactions During Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۹, Issue ۴, pp. ۴۹۵-۴۲۶.
۲ - Dennis, A. R., Valacich, J. S., Connolly, T., and Wynne, B. E. (۱۹۹۶), “Process Structuring in Electronic Brainstorming”, Information Systems Research, Vol. ۷, No. ۲, pp. ۲۶۸-۲۷۷.
۳ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۸۷). “Productivity Loss in Brainstorming Groups: Towards the Solution of a Riddle”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۵۳, No. ۳, pp. ۴۹۷-۵۰۹.
۴ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۹۱). “Productivity Loss in Idea-generation Groups: Tracking Down the Blocking Effect”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۶۱, No. ۳, pp. ۳۹۲-۴۰۳.
۵ - Kanter, R. M. (۱۹۸۸). “When a Thousand Flowers Bloom: Structural, Collective, and Social Conditions for Innovation in Organizations”, Research in Organizational Behavior, Vol. ۱۰, pp. ۱۶۹-۲۱۱.
۶ - Offner, A. K., Kramer, T. J., and Winter, J. P. (۱۹۹۶), “The Effects of Facilitation, Recording, and Pausing on Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp.۲۸۳-۲۹۸.
۷ - Osborn, A. F. (۱۹۵۳), Applied Imagination, Scribner’s: New York.
۸ - Pinsonnealt, A., Barki, H., Gallupe, R. B. and Hoppen, N. (۱۹۹۹), “Electronic Brainstorming: The Illusion of Productivity”, Information Systems Research, Vol. ۱۰, No. ۲, pp. ۱۱۰-۱۳۳.
۹ - Robinson, A. G and Stern, S. (۱۹۹۷), Corporate Creativity: How Innovation and Improvement Actually Happen, Berrett-Koehler: San Francisco.
۱۰ - Roy, M. C., Gauvin, S., and Limayem, M. (۱۹۹۶), “Electronic Group Brainstorming, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp. ۲۱۵-۲۴۷.
۱۱ - Shepherd, M. M., Briggs, R. O., Reinig, B. A., Yen, J., and Nunamaker, J. F., Jr. (۱۹۹۵), “Invoking Social Comparison to Improve Electronic Brainstorming: Beyond Anonymity”, Journal of Management Information Systems, Vol. ۱۲, Issue ۳, pp.۱۵۵-۱۷۱.
۱۲ - Stenmark, D. (۱۹۹۹), “Asynchronous Brainstorming: A Web Application for Creativity”, In Proceedings of WebNet ’۹۹, AACE Press: Honolulu, HI.
۱۳ - Sutton, R. I. and Hargadon, A. (۱۹۹۶), “Brainstorming Groups in Context: Effectiveness in a Product Design Firm”, Administrative Science Quarterly, Vol. ۴۱, pp.۶۸۵-۷۱۸.
۱۴ - Vreede, G.-J. de, Briggs, R. O., van Duin, R. and Enserink, B. (۲۰۰۰), “Athletics in Electronic Brainstorming: Asynchronous Brainstorming in Very Large Groups”, In Proceedings of HICSS-۳۳, IEEE Press: Maui, HI.
منبع:ayandeh.com
یک روش کلی برای اجرای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات به شرح زیر است:
۱) پیشنهاد یا ایده به صورت خلاصه شده از طریق پست الکترونیک کاربران به یک صندوق پستی خاص ارسال می شود.
۲) هر چند دقیقه یکبار این صندوق پستی بررسی و پیشنهاد های جدید در حافظه سیستم ذخیره می شود.
۳) به هنگام درخواست، سیستم، صفحات وب را به کمک محتویات حافظه اطلاعاتی و به صورت پویا ایجاد می کند.
۴) صفحات وب بهنگام شده، به سوی کاربران پس فرستاده می شود و کاربران آن را در مرورگرهای استاندارد خود مشاهده می کنند.
۵) چون باید کاربران به ارائه پیشنهادها ترغیب شوند، در متون به هم پیوسته ای که مربوط به آدرس پستی پیشنهادکنندگان است، فرم هایی ایجاد می شود تا کاربران دیگر بتوانند نظرات و توضیحات مورد نظر را به آن اضافه کنند.
۶) پیامهای ارائه شده توسط کاربران در مورد ایده، به صفحه وب اصلی بر میگردد.
۷) سپس این پیامها برای پیشنهاد دهنده ارسال می شود.
۸) پیشنهاد دهنده از میان کسانی که با او ارتباط برقرار کرده اند، آنهایی راکه اطلاعات کاملتری داده اند، انتخاب می کند و با آنها وارد یک گفتگوی مستقیم می شود.
این مراحل در شکل شماره یک نشان داده شده است.
ارزیابی روشهای مختلف طوفان فکری
گروهی از پژوهشگران با پیشنهاد اینکه عملکرد روشهای طوفان فکری باید به صورت برایند منافع حاصل از اجرای فرایند و هزینه های فرایند در نظر گرفته شود، نمایی سودمند برای ارزیابی عملکرد اینگونه روشها ایجاد کرده اند. البته به نتایج اینگونه ارزیابی نباید همچون حقایق علمی نگریست، بلکه باید از آن به عنوان یک تخمین نادقیق اما سودمند برای تخمین میزان توانایی روشهای مورد نظر استفاده کرد. (Pinsonnealt et al. , ۱۹۹۹) مطابق این روش، معیارهای ارزیابی به دو گروه عمده منافع فرایند و هزینه های فرایند که هر کدام دارای عواملی به شرح زیر هستند تقسیم می شوند.
الف) منافع فرایند
تفکیک وظیفه ها: تقسیم وظایف به وظایف فرعی باعث افزایش بهره وری میشود.
هم نیروزایی/ برانگیختگی ذهنی: فراخواندن ایده های جدید از طریق ایجاد روابط و دریافت آن توسط افراد.
یادگیری مشاهده ای: این عامل نشان میدهد که اعضا می توانند بهترین عملکردها را الگو قرار دهند و یاد بگیرند و به این ترتیب بهره وری را افزایش دهند.
تشخیص اجتماعی (به رسمیت شناختن اجتماعی): افراد می خواهند که کمک هایشان توسط دیگران به رسمیت شناخته شود.
وظیفه مداری : متمرکز شدن بر روی وظیفه های خاص به جای تاکید بر یکپارچه سازی، بهره وری را بهبود میبخشد.
شوق آوری/ بر انگیختگی : این جنبه مربوط به گروههایی است که افراد را به عملکرد بهتر تحریک می کنند.
کاربرد نظام پیشنهادها برپایه فناوری اطلاعات، دارای این پیش فرض است که همواره فرهنگی باز و مشارکتی در سازمان وجود دارد و این نقیصه ای برای این روش است.
ب) هزینه های فرایند
توقف تولید ایده: هنگامی که افراد منتظر دیگران می شوند تا آنها ابتدا ایده های خود را بدهند، باعث می شود که خود زمان ارائه پیشنهادها را از دست بدهند و این ناتوانی در بیان نظرات باعث کاهش بهره وری می شود.
تلاشهای زائد: زمانی که افراد بسیاری بر روی یک ایده یا ایده های مشابه کار می کنند و از یکدیگر آگاهی ندارند، تلاش بسیار زیادی بدون کسب هیچ گونه منفعت اضافی به هدر داده می شود.
مداخله ادراکی: هنگامی رخ می دهد که افراد به جای ارائه ایده های خودشان، کاملا درگیر پیشنهادهای دیگران باشند.
عدم تحرک ادراکی: افراد ممکن است بر افکار خاصی متمرکز شوند و به دام آنها بیفتند و از ارائه نظرات جدید باز بمانند.
تناسب منفی بهره وری: هنگامی رخ میدهد که اعضای گروه، بهرهوری فردی را با سطح مبنای پایین تری مقایسه میکنند.
فشار برای انطباق ادراکی/ یکنواختی: اعضای گروه احساس می کنند که برای پایبند ماندن به هنجارها و قوانین گروهی یا شراکت در مجموعه مشخصی از ارزشها، در فشار هستند.
شخصی سازی موضوعات: هنگامی رخ می دهد که افراد ایده های مطرح شده را با موضوعات شخصی ارتباط می دهند.
تاثیر اجتماعی: اعضای غالب گروه میتوانند با ایجاد تاثیرات نامعقول و نامناسب باعث ایجاد مشکلاتی در ارائه نظرات سایر اعضای گروه شوند.
جلب توجه کردن: در گروههای طوفان فکری الکترونیک که اعضای آنها در زمان تشکیل و فهرست سازی ایده ها، قادر به توجه به کمکهای دیگران نیستند، رخ میدهد.
تلاش نکردن برای خلاقیت: اعضای گروههای طوفان فکری الکترونیک، برای تولید نکردن ایده هایی که قبلا ذکر شده است، بر پیشنهادهای دیگر اعضا متمرکز می شوند. این پیشنهادها مانع از رسیدن آنها به ایده های خلاق و اصیل خودشان می شود.
پیچیدگی ادراکی: این پیچیدگی به علت نیاز به خواندن، فهمیدن و تفسیر ایده های دیگری به طور همزمان پیش می آید و در گروههای طوفان فکری الکترونیک بیشتر است.
پراکندگی ادراکی: هنگامی پیش می آید که اعضای گروه با خطوط فکری متفاوت مواجه می شوند که بعضی از این خطوط فکری از موضوع مورد نظر انحراف دارند. این امر عملکرد موفقیت آمیز گروه را مشکلتر می سازد.
ارزیابی روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات
در ارزیابی طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات با توجه به معیارهای منفعت فرایند می توان به نتایج زیر دست یافت:
طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات از نظر تفکیک وظایف دارای امتیاز مثبت است، چون هیچ مشکلی به صورت ویژه مورد نظر قرار نمی گیرد و افراد می توانند هر موقع که مناسب دیدند وظایف خود را منحل کنند. همچنین این روش با کمک گرفتن از عامل دوم یعنی هم نیروزایی توانسته است، زمینه طوفان فکری را به یک ساختار کلی تبدیل کند. اما این روش از نظر عامل سوم که یادگیری مشاهدهای است، امتیازی دریافت نمی کند، زیرا گمنامی در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات اجازه چنین مشاهداتی را به افراد نمی دهد. اگرچه طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات عرضه پیشنهاد به صورت گمنام را تسهیل می کند، اما مکانیزمی را نیز برای تماس با پیشنهاد کننده گمنام فراهم می سازد. این نکته سبب می شود که صاحب ایده های خوب مورد تحسین قرار گیرد و همچنین تعداد کمکهای هر فرد نیز مشخص شود و بدین ترتیب اغلب پیشنهاد دهندگان به طور دوره ای مورد بازشناسی قرار می گیرند. بنابراین این روش از نظر عامل چهارم نیز دارای امتیاز مثبت است. همچنین کاربرد بدون نام و پیوسته این روش باعث تمرکز بیشتر روی وظیفه می شود و از نظر وظیفه مداری نیز دارای امتیاز است. طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات،ایجاد یک هم اندیشی و برانگیختگی ذهنی میان افراد است، بنابراین شامل مزیت ششم نیز می شود. بدین ترتیب در مجموع طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات در ارزیابی عوامل مربوط به منفعت، دارای امتیاز پنج است و تنها عامل سوم که یادگیری مشاهده ای است را شامل نمی شود.
در ارزیابی طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات با توجه به معیارهای هزینه های فرایند نیز می توان به نتایج زیر دست یافت:
این روش همچون تمامی حالتهای طوفان فکری الکترونیک دچار مشکل توقف تولید ایده نیست. اما شامل هزینه دوم یعنی تلاشهای زائد می شود، زیرا تعداد ایده های بسیار زیادی که در این روش انباشته می شوند، بررسی درست آنچه که در دسترس است را با مشکل روبه رو میسازد و در نتیجه این امر تلاشهای اضافی را طلب می کند. از آنجاکه روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات به چارچوب زمانی خاصی محدود نیست، این روش دچار مشکل مداخله ادراکی نمی شود. عدم تحرک ادراکی نیز تنها مشکل گروههای اسمی است و انتظار نمی رود که برای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات یا نظامهای طوفان فکری الکترونیک رخ دهد. مشکل بیم ارزیابی در طوفان فکری الکترونیک بدون نام و طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات که در هر دو، پیشنهادکنندگان به صورت گمنام نظراتشان را ارائه می دهند، از بین می رود. همچنین چون نشستهای طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات در گروههای بسته یا حتی با کاربران همزمان انجام نمی پذیرد، مشکل تناسب بهره وری منفی به حداقل می رسد. در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، هیچگونه فشاری بر روی افراد گروه برای ارائه نظرات وجود ندارد، بنابراین این روش همانند نظامهای طوفان فکری الکترونیک بدون نام دچار عوامل هزینه مانند فشار برای انطباق ادراکی و شخصی سازی موضوعات نمیشود. به علاوه در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، ارائه بدون نام پیشنهادها باعث می شود، به تمام آنها به طور مساوی رسیدگی شود و هیچ کس در آن اجازه تسلط یافتن نداشته باشد. بنابراین دچار مشکلاتی همچون تاثیر اجتماعی و بیهوده گذرانی جمعی نمی شود. این روش فعالیتی مداوم و پیوسته است و مدت زمان زیادی برای مطالعه دارد، پس از عامل جلب توجه کردن مستثنی است. عامل تلاش برای خلاقیت به علت محدودیتهای زمانی ایجاد می شود و از آنجا که طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات این محدودیت را ندارد، این هزینه را نیز شامل نمیشود. از نظر پیچیدگی ادراکی، این روش با اعطای زمان نامحدودی به دست اندرکاران، جبران هر پیچیدگی اضافی را می کند. آخرین عامل هزینه، پراکندگی ادراکی است که تنها در زمان جستجو و خواندن پیشنهادها در طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات وجود دارد و چون افراد در دنبال کردن هرگونه خط ویژه فکری آزاد هستند، به صورت ناپیوسته رخ می دهد و به عنوان یک عامل منفی در آن محسوب نمی شود. با در نظر گرفتن مطالب فوق میتوان گفت طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات تنها دارای یک امتیاز منفی است که با کم کردن این امتیاز منفی از پنج امتیاز مثبت آن، به امتیاز خالص ۴+ میرسیم. با مقایسه امتیاز این روش با امتیاز خالص سایر روشها این نتیجه حاصل می شود که طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات دارای برتری قابل توجه نسبت به روشهای دیگر است.
محدودیتهای روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات
در این روش فرض بر این است که هر فرد در مجاورت محل کارش به یک کامپیوتر دسترسی دارد. این مطلب ممکن است برای بسیاری از کارکنان سازمانهای اروپایی، آمریکای شمالی و ژاپن درست باشد، ولی برای بسیاری از کارکنان در سایر نقاط جهان قابل کاربرد نیست.
طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات تنها در محیط های دفتری سازمانها کاربرد دارد.
نتایج عملی این روش دارای محدودیت است و نمی توان آن را به کلیه سازمانها تعمیم داد. (Stenmark , ۱۹۹۹)
روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، چهار امتیاز از مجموع پنج امتیاز مثبت طوفانهای فکری را دارد.
در گروههایی مانند گروههای طوفان فکری الکترونیک احساس تعلق به گروه وجود دارد، این احساس از اینجا ناشی می شود که افراد به صورت تصادفی انتخاب نشده اند. احساس تعلق به گروه از تصمیمات بی هدف فردی جلوگیری میکند. در این گروهها هنگامی که اعضا پس از پایان جلسه اتاق را ترک میکنند. نتایج گرفته شده، به صورت نتایج جمعی تصور می شود، اما این تفاهم و کار گروهی در روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات وجود ندارد.
از آنجا که در این روش احساس تعلق به گروه وجود ندارد، هر یک از افراد از اینکه کسی برای سهم آنهادر ارائه پیشنهاد ارزش قائل نشود، احساس نگرانی می کند. این احساس به استفاده از نظامهای پیشنهادی که مبتنی بر انگیزشهای جزئی است، منتهی می شود. (Stenmark , ۱۹۹۹)
کاربرد این روش دارای این پیش فرض است که همواره فرهنگی باز و مشارکتی در سازمان وجود دارد.
در این روش فرض می شود، مشارکت کنندگان زمان نا محدودی در اختیار دارند که این امر به طور کامل صحیح نیست.
نتیجه گیری
استفاده از روش طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات، باعث میشود، شرکت کنندگان بتوانند پیشنهادهای یکدیگر را مشاهده کنند؛ در حالی که از وجود یکدیگر نا آگاه هستند و به صورت پراکنده عمل می کنند. نکته آخر بسیار حائز اهمیت است، زیرا کاربران مجبور نیستند جایگاه کاری روزمره خود را ترک کنند و تحقیقات نشان داده که افراد وقتی در حال انجام کار تعریف شده و روزانه خود هستند، بسیار خلاقاند.(Robinson & Stern, ۱۹۹۷)
مجبور کردن افراد به نشستن در اتاقی که از قبل تعیین شده باعث کاهش بهره وری افراد می شود. یکی از مشکلات حل نشدنی طوفان فکری آن است که نمی توان تعیین کرد که افراد چه زمانی در بالاترین حالت خلاقیت خود قرار دارند تا آنان را به جلسه طوفان فکری دعوت کرد. همچنین طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات باعث می شود همه افراد سازمان درگیر فرایند طوفان فکری شوند. فراهم آوردن امکانات کافی برای کلیه افراد جهت تشکیل جلسات طوفان فکری الکترونیک معمولی، حتی در شرکتهای کوچک هم مشکل آفرین است. با در نظر گرفتن این محدودیت، حالتی از طوفان فکری الکترونیک پیشنهاد می شود که در آن افراد سازمان به زیر گروههایی تقسیم می شوند. هر زیرگروه کار خود را به صورت متوالی به زیرگروه بعدی واگذار می کند، مانند مسابقات دو امدادی. طبیعت پراکنده و نا همگام طوفان فکری مبتنی بر فناوری اطلاعات نیاز به امکانات بالا برای برگزاری جلسات را حذف کرده است و باعث می شود تمامی افراد در فرایند طوفان فکری شرکت کنند. (Vreede et al. , ۲۰۰۰)
شبکه های کامپیوتری برای افرادی که فاصله جغرافیایی زیادی دارند، امکان همیاری و همکاری به صورت الکترونیک را فراهم می آورد. بدون اینکه افراد از نظر فیزیکی با یکدیگر بر خورد داشته باشند. چنین امکانی حوزه عملکرد یک گروه را گسترش می دهد. به وجود آوردن ایده گروهی، یک پدیده ادراکی است نه اجتماعی و گروه طوفان فکری الکترونیک مجمو عه ای از افراد است که در اثر تماس متقابل مجمو عه ای از ایده ها را استنتاج می کنند.
منابع
۱ - Brown, V., Tumeo, M., Larey, T. S., and Paulus, P. B. (۱۹۹۸), “Modeling Cognitive Interactions During Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۹, Issue ۴, pp. ۴۹۵-۴۲۶.
۲ - Dennis, A. R., Valacich, J. S., Connolly, T., and Wynne, B. E. (۱۹۹۶), “Process Structuring in Electronic Brainstorming”, Information Systems Research, Vol. ۷, No. ۲, pp. ۲۶۸-۲۷۷.
۳ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۸۷). “Productivity Loss in Brainstorming Groups: Towards the Solution of a Riddle”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۵۳, No. ۳, pp. ۴۹۷-۵۰۹.
۴ - Diehl, M. and Stroebe, W. (۱۹۹۱). “Productivity Loss in Idea-generation Groups: Tracking Down the Blocking Effect”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. ۶۱, No. ۳, pp. ۳۹۲-۴۰۳.
۵ - Kanter, R. M. (۱۹۸۸). “When a Thousand Flowers Bloom: Structural, Collective, and Social Conditions for Innovation in Organizations”, Research in Organizational Behavior, Vol. ۱۰, pp. ۱۶۹-۲۱۱.
۶ - Offner, A. K., Kramer, T. J., and Winter, J. P. (۱۹۹۶), “The Effects of Facilitation, Recording, and Pausing on Group Brainstorming”, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp.۲۸۳-۲۹۸.
۷ - Osborn, A. F. (۱۹۵۳), Applied Imagination, Scribner’s: New York.
۸ - Pinsonnealt, A., Barki, H., Gallupe, R. B. and Hoppen, N. (۱۹۹۹), “Electronic Brainstorming: The Illusion of Productivity”, Information Systems Research, Vol. ۱۰, No. ۲, pp. ۱۱۰-۱۳۳.
۹ - Robinson, A. G and Stern, S. (۱۹۹۷), Corporate Creativity: How Innovation and Improvement Actually Happen, Berrett-Koehler: San Francisco.
۱۰ - Roy, M. C., Gauvin, S., and Limayem, M. (۱۹۹۶), “Electronic Group Brainstorming, Small Group Research, Vol. ۲۷, Issue ۲, pp. ۲۱۵-۲۴۷.
۱۱ - Shepherd, M. M., Briggs, R. O., Reinig, B. A., Yen, J., and Nunamaker, J. F., Jr. (۱۹۹۵), “Invoking Social Comparison to Improve Electronic Brainstorming: Beyond Anonymity”, Journal of Management Information Systems, Vol. ۱۲, Issue ۳, pp.۱۵۵-۱۷۱.
۱۲ - Stenmark, D. (۱۹۹۹), “Asynchronous Brainstorming: A Web Application for Creativity”, In Proceedings of WebNet ’۹۹, AACE Press: Honolulu, HI.
۱۳ - Sutton, R. I. and Hargadon, A. (۱۹۹۶), “Brainstorming Groups in Context: Effectiveness in a Product Design Firm”, Administrative Science Quarterly, Vol. ۴۱, pp.۶۸۵-۷۱۸.
۱۴ - Vreede, G.-J. de, Briggs, R. O., van Duin, R. and Enserink, B. (۲۰۰۰), “Athletics in Electronic Brainstorming: Asynchronous Brainstorming in Very Large Groups”, In Proceedings of HICSS-۳۳, IEEE Press: Maui, HI.
منبع:ayandeh.com
سرفصل ها:
ارسال براي دوستان
بازديد: 2224
نظرات (0)
مشترك خبرخوان نظرات اين مطلب شويد
نظر دادن به اين مطلب
